6 motivos para investir na automatização de processos da sua empresa
Quando o assunto é automatização de processos, é bastante comum a associação a grandes e complexos projetos de robótica, não é mesmo? Pois saiba que o assunto vai muito além e, hoje em dia, já estão disponíveis tecnologias que podem automatizar qualquer tipo de processo, independente do porte ou ramo de atuação da empresa.
A premissa básica da automatização é maximizar a eficiência eliminando tarefas morosas e repetitivas, muitas vezes realizadas de forma manual e que levam bastante tempo para serem concluídas.
Para se ter uma ideia do quanto isso impacta na produtividade, uma pesquisa do Formstack mostrou que os gerentes entrevistados gastam, em média, 8 horas por semana em tarefas manuais envolvendo dados não estruturados. Já as equipes disseram empregar, em média, 20 horas por semana nessas atividades.
Por que a automação de processos é importante?
Cada vez mais, as organizações dependem de sistemas digitais para gerenciar dados e acessar informações em tempo real. Porém, à medida que as demandas de trabalho aumentam, o gerenciamento manual de processos mostra-se obsoleto e ineficiente, impedindo que as empresas sejam mais competitivas.
Neste sentido, a automatização de processos permite que as empresas mudem seu foco, abandonem as tarefas manuais e criem fluxos de trabalho mais eficientes e aprimorados, que podem realmente agregar valor aos negócios. Essa mudança envolve a integração dos processos e possibilita o monitoramento em tempo real para melhor controle de toda a companhia.
Quais processos podem ser automatizados?
Segundo um relatório da McKinsey, 60% das ocupações poderiam economizar 30% do seu tempo com automatização. Qualquer fluxo de trabalho que contemple etapas bem definidas e repetitivas tem potencial para ser automatizado, especialmente aqueles que envolvem papéis, documentos e não necessitam de raciocínio lógico.
Alguns dos principais processos que podem ser facilmente automatizados são aqueles relacionados à integração de funcionários, onboarding de clientes, gestão de fornecedores, faturamento e aprovação de documentos.
Quais os benefícios de investir na automatização de processos?
1.Redução de custos
Quando os processos são realizados de forma manual, fica difícil monitorar a execução e, quase sempre, há desperdício de recursos. Já com a automatização, há otimização no uso dos mesmos recursos, além de eliminação de desperdício, reduzindo custos.
A automatização também auxilia as organizações a gerenciar os contratos com fornecedores de forma mais eficiente e, assim, podendo renegociar os termos de maneira favorável.
2.Melhor eficiência operacional
A automatização de tarefas predefinidas faz com que elas sejam realizadas de forma consistente, sem desvios. Com isso, há ganhos em qualidade, comunicação, maior visibilidade e eficiência no gerenciamento. Sem contar que a automatização também facilita a identificação de gargalos no fluxo de trabalho. Todos esses fatores contribuem para uma maior eficiência geral do processo.
3.Garantia de compliance
Mais um benefício da padronização de processos por meio da automatização é a possibilidade de monitorar, controlar e rastrear todos os passos, garantindo maior conformidade com os regulamentos daquele setor.
Outro aspecto está relacionado à homologação de fornecedores, a automatização desse processo mitiga a chance de fraudes, danos financeiros e reputacionais.
4.Melhor experiência do usuário e satisfação do cliente
A automatização traz agilidade e precisão aos processos e, com isso, mais qualidade para os clientes, seja no processo de onboarding ou, até mesmo, no atendimento por meio de chatbots ou buscas avançadas nos FAQs.
5.Aumenta a escalabilidade
À medida que a empresa cresce, a demanda de trabalho também aumenta. Com a automatização de processos, a organização consegue absorver esse crescimento no escopo de trabalho de forma mais fácil, eficiente e segura. Como resultado, a automatização ajuda a melhorar o desempenho de escalabilidade.
6.Vantagem competitiva
Outro benefício significativo da automatização é o ganho na vantagem competitiva da companhia. Processos mais rápidos, seguros e com redução nos riscos de erros conquistam a confiabilidade dos clientes.
Sem contar que, com o tempo livre das atividades burocráticas, os profissionais podem se dedicar a atuações mais estratégicas para o negócio.
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Em suma, a automatização possibilita que o objetivo final seja alcançado de forma mais rápida e com menos chances de erros e fraudes. Consequentemente, isso irá melhorar a qualidade do serviço e a entrega, tanto interna quanto externamente.
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