Conheça o que as ferramentas de OCR podem fazer pela sua empresa
As empresas dependem de inúmeros processos de documentação, tanto físicos como digitais. Essa parte burocrática envolve muito trabalho operacional e repetitivo, custando um alto número de horas dos funcionários. E com o grande aumento no volume de informações que precisa ser processado hoje em dia, a forma de lidar com dados e documentos precisa mudar: grande parte das empresas mais avançadas na transformação digital já estão usando a tecnologia para tornar esse processo mais rápido e seguro.
Uma aplicação da Inteligência Artificial nos negócios que se tornou muito popular é o Reconhecimento Óptico de Caracteres, conhecido como OCR. Desde a sua introdução no início dos anos 1990, tem ganhado popularidade devido aos grandes benefícios: essa tecnologia ajuda não apenas a digitalizar documentos, mas também a melhorar a acessibilidade dos dados e a segurança dos arquivos.
Principais benefícios das ferramentas de OCR pelas empresas
Os softwares OCR podem transformar qualquer dispositivo em um scanner portátil que converte documentos em papel, arquivos PDF e até mesmo imagens tiradas por uma câmera digital em dados pesquisáveis e editáveis. Para saber mais, veja a seguir os principais usos e benefícios das ferramentas de OCR para o seu negócio.
Automatizar a entrada de dados
A tecnologia OCR permite eliminar a maior parte do processo de entrada manual de dados, que é uma das tarefas mais demoradas e repetitivas. Considerando a quantidade de dados com que qualquer empresa lida no dia a dia, seria preciso contar com muitas horas de funcionários que poderiam estar empenhados em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado para o negócio. Com uma ferramenta de OCR, é possível automatizar processos de extração de dados de textos impressos, documentos digitalizados ou arquivos de imagem e, em seguida, convertê-los no formato necessário para processar e armazenar esses dados.
Evitar erros e prejuízos
O trabalho manual realizado por um funcionário apresenta mais chances de erros do que a automatização por uma tecnologia de OCR. Mesmo que a sua empresa conte com especialistas em entrada de dados, eles poderão cometer erros em algum momento, principalmente quando a pessoa passa horas realizando a mesma tarefa. Embora isso possa passar despercebido por algum tempo, no futuro os erros podem causar uma grande perda para o seu negócio: imagine, por exemplo, o impacto de uma entrada com um zero a mais ou a menos no seu orçamento mensal. Isso é o que o OCR pode evitar aumentando o nível de precisão na entrada de dados.
Economizar tempo e armazenamento
Na era digital, não há mais espaço para manter uma estrutura física de armazenamento de arquivos. Gerenciar informações em papel é uma tarefa ineficiente, a menos que sua empresa exija que você mantenha arquivos físicos originais. Por isso, armazenar na nuvem é o caminho mais seguro e eficaz se você quiser ter informações facilmente acessíveis e também economizar recursos físicos e financeiros. O acesso aos dados digitais é mais rápido e melhora os fluxos de trabalho das empresas. Ao usar um OCR, as empresas podem reduzir as etapas manuais no gerenciamento de dados, diminuir os erros e evitar custos de manutenção do espaço físico.
Acessar e editar dados rapidamente
O uso de tecnologias OCR aumenta a acessibilidade aos dados de uma maneira muito eficaz. Depois de escanear e converter as informações de um documento para qualquer formato editável, como Word ou PDF, o software permite que você armazene os dados ou copie o arquivo onde quiser, o que significa que essas informações podem ser pesquisadas no sistema da sua empresa e encontradas em poucos segundos. O setor bancário é um exemplo de segmento altamente beneficiado com isso. Rever registros anteriores, recibos de pagamento, histórico de crédito e assim por diante não seria fácil sem a tecnologia OCR.
Além de ter acesso às informações, poder modificá-las também é essencial. Isso é particularmente importante para os departamentos de recursos humanos ou vendas, pois eles podem pesquisar, acessar as informações e modificar o que for necessário, em vez de digitar novamente o documento inteiro.
Melhorar a satisfação do cliente
Garantir uma boa experiência para o cliente é o objetivo de todo negócio, e ferramentas de OCR podem ajudar nisso. Na área de atendimento ao cliente, os agentes estão recebendo chamadas ou e-mails com perguntas o tempo todo. Utilizando a tecnologia OCR, eles conseguem visualizar todas as informações importantes do histórico do cliente com a empresa, pois os dados estão organizados, armazenados e disponíveis com um clique. Isso não apenas melhora o tempo gasto em cada caso, mas também permite que o suporte ao cliente lide com qualquer problema de forma mais estratégica e assertiva, melhorando a satisfação do cliente com uma resolução imediata.
Aumentar a segurança
Toda empresa possui documentos sensíveis, que causam grandes riscos em caso de vazamento de informação. Os ambientes digitais exigem aumento da segurança, especialmente para informações confidenciais. A tecnologia OCR é programada para evitar tentativas de fraude, comparando as informações fornecidas com os dados armazenados com um mínimo de erro, algo que não poderia ser feito manualmente.
Aproveite os benefícios do OCR na sua empresa
Contar com um sistema de Leitura Inteligente de Documentos é o primeiro passo para empresas interessadas em melhorar o armazenamento das informações e o acesso aos dados. A Neuralmind, considerada uma das 10 melhores startups de Inteligência Artificial do Brasil, usa as tecnologias mais avançadas de OCR para automatizar o processo de captura, classificação, reconhecimento e análise de informações de interesse da empresa, em documentos jurídicos, comerciais, financeiros e administrativos.
Além de mitigar falhas e aumentar a produtividade da equipe, a sua empresa terá mais segurança e transparência em seus processos. Clique aqui para conhecer nossas ferramentes da OCR e outras soluções de Inteligência Artificial.
