5 passos para implementar a automação de processos
Se você ou sua equipe de colaboradores já passaram horas a fio analisando de forma manual os documentos fiscais necessários para homologar fornecedores, as relações de cotação de preços de diversos parceiros ou até mesmo elaborando listas para catalogar produtos, certamente em algum momento houve o desejo por uma ferramenta que fosse capaz de tornar tais tratativas mais ágeis. Esse meio pelo qual muitas companhias anseiam tem nome e sobrenome: automação de processos.
A automatização, que ganhou ainda mais força e espaço com o avanço da tecnologia, é um método eficiente para transformar tarefas morosas, em processos simplificados, intuitivos e extremamente mais rápidos. Isso é possível graças ao advento da Inteligência Artificial, que vêm revolucionando e auxiliando empresas em suas demandas.
A eficiência da automação de processos
Para comprovar a eficácia da automação de processos, basta observar o desempenho das startups: ao utilizarem todos os benefícios da tecnologia para otimizar tarefas, tanto os gestores quanto os times ganham tempo para desenvolver ações estratégicas ligadas ao core business da empresa.
Além das startups, não faltam exemplos de companhias que observaram benefícios ao investir na automatização, tais como o aumento da produtividade, segurança nas trocas de informações internas e externas, entre diversos outros.
Caso você tenha decidido levar a automação de processos para sua empresa, mas ainda esteja em dúvidas quanto a sua viabilidade e conexão com os objetivos da companhia, vale ressaltar que tanto as pequenas organizações quanto as grandes indústrias conseguem extrair os melhores resultados da automatização.
5 etapas para executar a automação de processos
1) Conheça os tipos de automatização
Antes de implementar a automação de processos, é preciso conhecer os tipos de automatização. Atualmente a automação horizontal e vertical são as mais difundidas e utilizadas.
Automação horizontal
Esse tipo de automatização considera a otimização de tarefas processuais para toda a companhia, sendo aderido área a área do negócio.
Automação vertical
Na automação vertical, a melhoria dos processos acontece em áreas específicas da companhia que demandam esse tipo de otimização. Ou seja, trata-se de otimizar os processos de um departamento ou setor específico da empresa e não de toda a companhia.
2) Faça sua escolha
Após conhecer o funcionamento da automação horizontal e vertical, é preciso fazer a escolha entre uma delas.
Para isso, é importante considerar os objetivos internos e externos da companhia e também os valores disponíveis para investimento. Caso tenha se decidido pela automatização horizontal, mas não conte com os recursos financeiros necessários para implementá-la em toda a empresa, não desconsidere o investimento na automação de processos.
Comece aos poucos, dando prioridade aos setores mais estratégicos da companhia, e posteriormente amplie a automatização conforme os recursos disponíveis.
3) Defina um cronograma
Definir um cronograma factível é uma etapa fundamental para que a automação de processos seja assertiva.
Além dos responsáveis por cada fase da implementação da automatização, no cronograma também deve constar quais serão as medidas que irão caminhar em paralelo, auxiliando na execução das melhorias.
O OKR é um excelente exemplo de medidas paralelas que contribuem diretamente para que a implementação da automatização de processos aconteça de forma ágil e monitorada. Vale ressaltar que assim como no cronograma, ao definir os key results do OKR, também deve-se tomar o cuidado de estabelecer metas realistas.
4) Escolha uma ferramenta
Com as etapas anteriores concluídas, chegou a hora de escolher a ferramenta que irá otimizar os processos do seu negócio.
Para essa fase, não podemos deixar de citar o NDocs Supplier desenvolvido pela NeuralMind. Além de homologar fornecedores em poucos minutos graças a IA, eliminando todas as etapas demoradas de análise de documentos, o NDocs também monitora os parceiros do negócio ao longo do tempo e envia alertas para sinalizar mudanças de perfis e suspeitas de fraude, enquanto garante a efetividade do compliance.
A plataforma também é maleável e se adequa às necessidades da sua empresa. Para saber mais e agendar uma demonstração, basta clicar aqui.
5) Monitore constantemente
Manter o monitoramento dos resultados da automação de processos é essencial para que a companhia atinja todos os objetivos mapeados para esse tipo de melhoria. Por essa razão, não subestime essa etapa e invista em acompanhar o desempenho da automatização.
