Automatização de processos: o que é e quais são os benefícios
Por definição, a automatização de processos nada mais é do que otimizar tarefas repetitivas implementando sistemas e programas tecnológicos capazes de executar funções antes feitas manualmente.
Seja pelo medo de tentar algo novo, não saber por onde começar ou até mesmo não conhecer a amplitude dos benefícios proporcionados pela automatização, muitas empresas ainda não aderiram à automação em seus processos internos.
Para compreender como a automatização de metodologias internas é muito mais do que uma mera tendência mercadológica, basta olhar para a história da indústria: desde a Revolução Industrial iniciada na Inglaterra em 1760, as companhias manufatureiras descobriram como produzir grandes quantidades mesclando a mão de obra manual com a agilidade dos grandes maquinários.
A automatização de processos no contexto moderno
A partir dos avanços iniciados em 1970 no campo da tecnologia, da informação, da robótica, das telecomunicações, dentre outras áreas, novas ferramentas surgiram para facilitar e apoiar o cotidiano das empresas, tornando mais acessível e rápida a expansão mundial da economia, política e cultura.
De forma prática, esses movimentos se refletiram não só no lançamento de máquinas mais robustas e potentes, mas também na implementação da Inteligência Artificial em programas e sistemas capazes de otimizar tarefas.
Por que implementar a automação dos processos é importante?
Após conhecer um pouco da história da automatização de processos é comum surgir o pensamento de que essa é uma tecnologia aplicável somente às grandes corporações ou para as populares startups, que já nascem em berço tecnológico.
Embora essa seja uma crença popular, é importante ressaltar que trata-se de uma falácia, pois a automação dos processos não só é necessária, como também é oportuna para empresas e negócios de diferentes tamanhos e nichos de atuação.
Além de facilitar as tratativas do cotidiano, o investimento em sistemas e programas hábeis para otimizar tarefas também proporciona benefícios e vantagens para diferentes áreas da companhia.
Quais são as áreas mais impactadas positivamente pela automatização dos processos?
Atendimento
Automatizar os processos da rotina de atendimento através de chatbots e Unidades de Resposta Audível elimina diversas funções dispendiosas, além de tornar mais assertiva a segmentação dos chamados recebidos.
Dessa forma, o time de atendimento pode dedicar seus esforços para melhorar a experiência do cliente e identificar insights para mudanças a curto, médio e longo prazo.
Compras
Dentre as áreas positivamente impactadas pela automação dos processos está a área de compras. A partir dos sistemas de otimização, identificar quais os melhores preços de cada insumo, quais foram as mudanças no setor, qual o momento ideal para comprar, entre outras ações, se tornam mais rápidas.
Assim, os colaboradores do setor podem se dedicar a ações estratégicas como pesquisas e a prospecção de novos parceiros.
Financeiro
Para a área financeira, automatizar processos permite uma melhor visualização e controle das despesas do negócio, o que é extremamente útil para facilitar ações inerentes como inventariamento da companhia, auditorias fiscais e balanços financeiros periódicos.
O ato de conseguir otimizar tais processos, permite aos colaboradores e gestores financeiros a identificação e desenvolvimento de metodologias para mitigação de gastos.
Jurídico
Para o setor jurídico das empresas, contar com a automação de processos como a análise de documentos fiscais e burocráticos, contratos formais de parceiros é de extrema importância no dia a dia para que consigam controlar e evitar riscos como fraudes ou fusões indevidas com terceiros.
Marketing
Para os colaboradores da área de Marketing, a automação de processos para captar e analisar leads e identificar marcas e influenciadores que atendam os requisitos para parcerias internas e externas são muito importantes, pois tornam as tomadas de decisão mais assertivas, evitando esforços desnecessários.
Supply Chain
Gerenciar a cadeia de suprimentos ou Supply Chain através de sistemas que cataloguem produtos, insumos, dados dos clientes e as demais informações pertinentes ao setor proporciona ganhos gigantescos de produtividade para os colaboradores da área, bem como demais setores da cadeia de operações da companhia.
7 benefícios da automatização de processos
1) Redução de custos
Investir na automatização e, consequentemente na Gestão de Processos, faz com que a empresa consiga identificar quais são os gastos supérfluos presentes nas atividades da companhia, trazendo estratégias para eliminá-los a partir de insights de melhorias.
Além disso, ao implementar um programa que otimize tarefas, os colaboradores ganham mais tempo para se desenvolver através da Educação Corporativa e executar funções estratégicas para o negócio. Dessa forma, a automatização dos processos contribui para um amplo aproveitamento da mão de obra da empresa, sendo capaz de reduzir os custos ocasionados por contratações desnecessárias.
2) Padronização de processos
Ao automatizar seus processos, a empresa também proporciona sua padronização processual. Isso porque as mesmas ferramentas presentes nos sistemas de automatização permitem que seus gestores determinem padrões a serem executados.
Dessa forma, a incidência de falhas são reduzidas drasticamente, pois o próprio sistema também é capaz de apontar quando determinada ação está fora dos padrões da corporação.
3) Controle de desempenho
Os sistemas de automação também contam com opções para que os porta-vozes de cada área possam estipular indicadores de desempenho a serem atingidos. Assim, torna- se mais fácil para os gestores da companhia controlarem o desempenho da operação por meio de relatórios e desenvolverem métricas factíveis de melhoria para cada setor.
4) Crescimento da produtividade
É comprovado que as empresas que optam por automatizar seus processos aumentam suas taxas de crescimento de produtividade, pois passam a produzir de maneira mais inteligente otimizando recursos, além de melhorarem a comunicação interna entre os setores da empresa.
5) Escalabilidade
Tornar um negócio escalável e lucrativo é o objetivo de grande parte das companhias existentes. Nesse sentido, a automatização de processos torna o caminho para atingir tal propósito muito mais curto, visto que facilita a ação de replicar as metodologias da companhia em larga escala.
6) Confiabilidade de dados
Seja para agrupar ou extrair informações por meio de relatórios consolidados, os sistemas de automação também proporcionam maior confiabilidade de dados e transparência para a companhia. Ambas contribuem para a consolidação da ética corporativa e da reputação da empresa.
7) Inteligência mercadológica
A alta capacidade de análise presente nos sistemas de automatização associada a Gestão do Conhecimento potencializam o desenvolvimento da inteligência mercadológica e consequentemente da vantagem competitiva da companhia. Tais fatores são fundamentais para que as empresas conquistem seus objetivos financeiros e se coloquem à frente em seu nicho de atuação.
Descobrindo o momento de investir na automatização de processos
Para encontrar a ocasião ideal para investir na automação dos processos, é necessário fazer uma análise interna considerando fatores qualitativos e quantitativos, além fazer os seguintes questionamentos:
- Os processos existentes funcionam e possuem um padrão?
- Como está a comunicação interna da companhia?
- As ações atualmente executadas estão alinhadas com os objetivos da empresa?
- As decisões tomadas nos últimos meses foram assertivas e embasadas em dados?
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