Como melhorar o mecanismo de busca no seu GED?

Entre os benefícios da transformação digital na rotina das empresas, chegou a vez de falarmos sobre uma tecnologia que a cada dia se prova mais necessária para negócios de variados tamanhos e nichos. Estamos falando do GED, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Em linhas gerais, trata-se de um sistema em que é possível gerar, armazenar e compartilhar documentos, além de resgatar informações desses arquivos sempre que necessário. De dossiês e relatórios até contratos e informes, tudo pode ser salvo e manipulado em um sistema GED, inclusive imagens. 

A tecnologia do GED, que permite que as empresas alcancem novos patamares de performance, provou sua importância durante o período de isolamento, decorrente da pandemia, que chegou ao Brasil em março de 2020. Nesse mesmo mês, coincidentemente, o decreto 10.278/2020 foi sancionado pelo governo para estabelecer uma série de normativas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados de modo a torná-los igualmente legais e válidos, assim como os documentos originais. 

Dessa forma, além de viabilizar e legalizar o processo de transformação digital, é possível afirmar que o decreto 10.278/2020 teve caráter histórico no país, pois atestou a mudança no olhar do governo para novas possibilidades tecnológicas.

3 principais benefícios do GED

A automação de processos proporcionada pelo GED ocasiona diversas vantagens para a rotina do negócio, permitindo que a empresa chegue mais longe, se destaque em seu mercado de atuação e alcance uma estrutura de dados mais organizada e eficiente. Além dessas vantagens, também destacamos os seguintes benefícios.

Segurança

No passado, documentos impressos e armazenados em grandes salas de arquivo ficavam suscetíveis a problemas como desastres naturais e vazamento de informações. Com a tecnologia presente no GED, tais desafios foram solucionados, pois ao armazenar e manipular documentos de forma eletrônica, tornou-se possível controlar quem e quais dispositivos acessam cada um dos dados da companhia, além de ser possível desenvolver mecanismos de proteção capazes de garantir mais segurança aos arquivos.

Impacto ambiental positivo

O uso do GED e, consequentemente, a adoção da digitalização de documentos como uma prática processual da companhia ocasiona menos impressões e gastos com papel. A médio e longo prazo essa atitude impacta positivamente o meio ambiente, podendo levar a empresa a investir esforços para incluir mais práticas ESG em sua rotina, de modo a participar ativamente da construção de um amanhã melhor.

Redução de custos

A utilização do GED reduz de forma exponencial os custos com papel, espaço para armazenar documentos e até mesmo com a contratação de mão de obra para manusear e garantir a segurança dos arquivos. Além disso, o fato de poder gerenciar documentos de forma eletrônica abre um leque de possibilidades como modelos de trabalho mais flexíveis, investimento em frentes que estejam mais ligadas aos objetivos do negócio, dentre outros.

Por que é importante melhorar o mecanismo de busca do GED

Quando o assunto é GED, é importante ressaltar que a digitalização de documentos é apenas parte do uso dessa tecnologia. É preciso também catalogar os arquivos, atribuindo a cada um deles palavras-chave que facilitem a procura por informações. É preciso cuidado para que essa definição de palavras-chave não se torne um processo dispendioso.

Se você já viveu a experiência de procurar por informações e não encontrar o que deseja, gastando mais tempo do que esperado, sabe o quanto o mecanismo de buscas é fundamental para garantir agilidade e eficiência na rotina. Nesse sentido, o uso de ferramentas que utilizam a Inteligência Artificial tem se revelado como o futuro da busca.

Como melhorar a busca do GEDged

O NeuralSearchX é um buscador capaz de não apenas localizar informações, como também apresenta resumos qualificados sobre elas em poucos segundos, de modo a facilitar sua busca e sua rotina. 

Ele pode ser utilizado no GED e em qualquer tipo de diretório de informações como Google Drive e Dropbox. Para agendar uma demonstração e descobrir na prática como essa ferramenta que utiliza a IA pode potencializar o mecanismo de busca do seu GED, basta clicar aqui.