5 dicas para construir a wiki da sua empresa

A gestão do conhecimento sempre foi uma preocupação dentro de empresas de todos os portes. Há décadas, novas ferramentas são desenvolvidas para facilitar e otimizar o armazenamento e o acesso de informações internas. 

Entre as diversas ferramentas atuais, a wiki empresarial se destaca como uma forma de não apenas armazenar informações da empresa (como o manual do funcionário), mas também como um meio de fomentar a circulação do conhecimento particular de cada colaborador da organização. Por isso, trouxemos, neste artigo, cinco dicas para construir a wiki da sua empresa.

 

Conhecimento organizacional e gestão do conhecimento

Antes de falar propriamente sobre wiki empresarial, é necessário discutir dois conceitos importantes que estão intimamente conectados entre si: conhecimento organizacional e gestão do conhecimento.

Em resumo, o conhecimento organizacional é o conjunto de conhecimentos, habilidades, experiências e práticas acumuladas dentro de uma organização. Esse conjunto pode partir de meios explícitos — documentados, como manuais e relatórios — ou de meios tácitos — não documentados, como habilidades e saberes dos funcionários.

Conhecimento organizacional é, então, o saber acumulado por uma empresa, o qual une conhecimentos explícitos e tácitos. Sua função é documentar e armazenar informações importantes e necessárias para o funcionamento da instituição, como dados sobre processos, clientes, mercado e tecnologia.

Já a gestão do conhecimento é o processo sistemático de identificar, capturar, organizar, compartilhar e reutilizar o conhecimento dentro de uma organização. Ela também engloba tanto o conhecimento explícito — documentado — quanto o conhecimento tácito — experiências, habilidades e intuições dos funcionários. Sua principal função é melhorar o desempenho organizacional, garantindo que os saberes da empresa sejam preservados e estejam sempre acessíveis para uso.

A gestão do conhecimento estabelece estratégias e práticas que fazem o conhecimento organizacional da empresa se aliar a fatores políticos, econômicos e sociais que podem impactar a empresa e as suas atividades, direta ou indiretamente. Da combinação desses dois conceitos, nasceu a wiki empresarial, uma importante ferramenta dentro da estratégia de gestão do conhecimento de empresas.

 

A importância e os benefícios de uma wiki empresarial

Como falamos, uma wiki empresarial pode ser uma importante ferramenta dentro de uma estratégia de gestão do conhecimento. Ela funciona como uma plataforma digital colaborativa de edição e compartilhamento de informações dentro de uma organização, permitindo que funcionários da empresa criem, editem e organizem conteúdos de maneira conjunta e colaborativa. 

Ela é um repositório centralizado, no qual o conhecimento organizacional da empresa pode ser armazenado e acessado, por isso, funciona como um meio de capturar e disseminar o saber dentro da empresa, principalmente o conhecimento explícito. 

Dessa forma, conhecimento organizacional e wiki empresarial se complementam: enquanto o primeiro representa todo o conhecimento da empresa, o segundo age como uma das possíveis ferramentas para que tais informações sejam utilizadas pelos funcionários e para captar ainda mais conhecimento a partir das habilidades individuais dos colaboradores da organização.

A wiki empresarial tem quatro características principais:

• Colaborativa: todos os funcionários da empresa podem contribuir com o conteúdo.
• Centralizada: as informações essenciais — como políticas da empresa, procedimentos e documentação técnica — ficam centralizadas em um repositório.
• Dinâmica: o conteúdo presente na wiki pode ser constantemente atualizado, o que garante a relevância e a atualidade das informações nela presentes.
• Acessível: a wiki pode ser acessada facilmente, permitindo que os funcionários encontrem informações de modo rápido e direto.

Essas quatro características são também os principais motivos de uma wiki empresarial ser tão importante para uma organização. Com a centralização do conhecimento, encontrar informações passa a ser mais rápido, poupando tempo e facilitando diversos processos da empresa, como o treinamento de novos funcionários, por exemplo.

Além disso, empresas que fomentam a cultura de disseminação de conhecimentos muito se beneficiam da wiki empresarial, pois, com ela, os funcionários podem dividir os seus conhecimentos tácitos entre si e promover a circulação de diferentes saberes relevantes para a organização.

 

Exemplos de uso da wiki empresarial

Como vimos, a wiki é uma ferramenta da gestão do conhecimento de empresas e sua função é armazenar e facilitar o acesso ao conhecimento de uma organização. Contudo, ela é usada para além de sua função de armazenamento, sendo empregada também para favorecer a comunicação interna da empresa.

Com uma wiki, além de o conhecimento ficar centralizado em um lugar, o que facilita a busca por informações, a atualização dessas informações pode ser feita a qualquer momento. Diversos conteúdos podem ser adicionados à wiki, o que faz dela muito útil para o diálogo entre os colabores da organização. Por exemplo:

• Manual do funcionário: instruções e orientações, gerais ou específicas, para novos empregados.
• Base de conhecimentos técnicos: documentação de softwares, procedimentos operacionais, soluções de problemas e fluxos.
• Políticas e procedimentos internos: diretrizes da empresa e regras que devem ser seguidas por todos os funcionários.

 

Como construir uma wiki útil

Para construir uma wiki empresarial que seja útil e supra as necessidades de sua empresa, é preciso primeiro avaliar diversos aspectos, tanto da empresa quanto da ferramenta que será utilizada. Por isso, separamos cinco dicas para te ajudar nesse processo.

 

Dica 1: Definir o objetivo da wiki

O primeiro passo que deve ser tomado para se construir uma wiki empresarial é definir qual o propósito dela. Isso ajudará a sua empresa a criar uma plataforma que esteja alinhada às necessidades dos funcionários de modo geral.

Para isso, é preciso entender quais são as principais necessidades em relação à gestão do conhecimento e à comunicação interna. Por exemplo, se uma das necessidades da empresa é melhorar o treinamento de funcionários, a wiki pode agir como uma plataforma de onboarding, com tutoriais, manuais e políticas internas.

Nesse caminho, também é necessário alinhar o tipo de conteúdo que será incluído na wiki, o que depende do objetivo dela. Esse conteúdo pode ser mais engessado, focando em documentos da própria empresa, ou mais livre, incluindo conhecimentos escritos pelos funcionários.

Por fim, é preciso considerar quem serão os principais usuários dessa wiki. Por exemplo, se o conteúdo focar em políticas internas da empresa, o público usuário será diferente do que se a wiki focar em suporte técnico para desenvolvedores. Identificar quem será o maior público da wiki ajuda a definir a estrutura do conteúdo.

 

Dica 2: Escolher a ferramenta mais adequada

Existem diversas opções de ferramentas para criar uma wiki e escolher a que mais se enquadra nas necessidades da empresa é fundamental. Variando de pagas para gratuitas, as ferramentas têm características próprias, vantagens e desvantagens. Na hora de escolher a que melhor se encaixa na empresa, é preciso considerar quatro elementos: facilidade de uso, integração, custo e escalabilidade.

• Facilidade de uso: esse quesito indica características da interface da ferramenta, como amigável e intuitiva, complexa e desafiadora, moderna e flexível, entre outras. Como critério de escolha, a ferramenta ideal deve ser intuitiva o suficiente para que todos os funcionários a utilizem, independente da familiaridade com a tecnologia deles.

• Integração: neste elemento, é indicado se a ferramenta oferece ou não integração com outros recursos. Além de saber se existe integração, também é interessante saber com que outras ferramentas essa integração é possível, pensando se ela faz sentido para a empresa. Como critério de escolha, é importante analisar se a wiki escolhida se integra a outras ferramentas já utilizadas pela organização, pois isso pode simplificar processos e trazer ainda mais vantagens.
• Custo: para além de considerar apenas se a ferramenta é paga ou não, este elemento engloba todo o custo-benefício dela. Isso é relevante porque, muitas vezes, pagar um pouco mais pelo recurso compensa mais para a empresa do que adotar uma ferramenta mais barata — ou até gratuita — que não supra todas as necessidades da organização. Como critério de escolha, o custo da ferramenta deve ser compatível com o orçamento da empresa tendo o melhor custo-benefício.
• Escalabilidade: este quesito fala da capacidade da ferramenta de se adaptar a cargas maiores se necessário. Isso significa que, se o recurso é escalonável, ele pode ser utilizado tanto por pequenas quanto por grandes empresas. Como critério de escolha, o ideal é que a ferramenta seja capaz de crescer junto da empresa e suportar o aumento no volume de conteúdo.

Seguindo esses quatro critérios de escolha, a wiki poderá ser selecionada de forma eficaz para as necessidades da empresa.

 

Dica 3: Estruturar o conteúdo de Forma Clara e Intuitiva

Após selecionar e passar a utilizar a ferramenta wiki escolhida, é necessário que a sua empresa se atente para a estruturação do conteúdo. Para garantir que as informações sejam facilmente acessadas e compreensíveis, organizar o conteúdo de forma clara e intuitiva é fundamental.

Para isso, ordenar o conteúdo por categorias e subcategorias — como “recursos humanos” e “manual do funcionário” — facilita a navegação e ajuda os usuários a encontrarem o que precisam. Criar um índice bem estruturado na página inicial da wiki também exerce um importante papel no encontro de informações. 

Além disso, utilizar tags e links internos para direcionar os usuários para conteúdos relacionados é uma boa forma de estruturar a sua wiki. Isso possibilita que os funcionários explorem outros tópicos e melhora a navegabilidade. 

A empresa pode, também, construir um guia de estilo para garantir consistência tanto no formato quanto na qualidade do conteúdo, principalmente em grandes empresas, que contam com muitos colaboradores em sua wiki. Esse guia pode incluir dicas de como selecionar informações para o texto, como formatar e como utilizar imagens e gráficos, por exemplo.

 

Dica 4: Promover a colaboração da equipe

Uma wiki é uma plataforma colaborativa, então a adesão dos funcionários da empresa é essencial para a criação e a atualização do conteúdo. Por isso, é importante incentivar a participação ativa dos colaboradores para que todos se sintam confortáveis em fazer suas contribuições na plataforma.

Reconhecer e recompensar a contribuição dos funcionários mais ativos na wiki é capaz de aumentar o engajamento da empresa como um todo. Esse reconhecimento pode ser realizado de acordo com as possibilidades de cada organização, podendo acontecer por meio de incentivos financeiros, por exemplo.

Além disso, outra dica para manter a wiki sempre atualizada é definir pessoas de diferentes áreas como responsáveis por partes do conteúdo da ferramenta. Essa responsabilidade pode ser rotativa, garantindo que sempre tenha alguém ativo na missão de atualizar o conteúdo e evitar que informações fiquem desatualizadas.

No geral, fomentar uma cultura de contribuição colaborativa é o melhor caminho para valorizar o conhecimento organizacional da empresa. A colaboração ativa da equipe é o que mantém uma wiki empresarial relevante e útil.

 

Dica 5: Manter a wiki atualizada

Uma das dicas mais importantes quando se fala sobre wiki empresarial, manter o conteúdo atualizado é o que fará dele relevante e valioso para a empresa. Para isso, é importante revisar periodicamente o conteúdo da wiki e fazer ajustes, caso necessário. As revisões podem ocorrer em intervalos de tempo menores ou maiores, dependendo da dinâmica da empresa. Isso impede que as informações se tornem obsoletas e causem confusão entre os funcionários.

Além disso, acompanhar o uso da wiki, como a frequência de acesso a determinadas páginas, pode ajudar a identificar quais os tópicos mais relevantes para os funcionários e quais estão se tornando obsoletos e se beneficiariam de uma atualização.

 

Wiki empresarial: desafios e melhorias

Wiki empresarial é uma ótima ferramenta para a gestão do conhecimento. No entanto, ela também tem um ponto negativo que pode ser um desafio para as empresas: a obsolescência. Devido ao seu caráter colaborativo e por ser uma ferramenta bastante manual, atualizá-la frequentemente pode ser algo demorado e cansativo.

Porém, com um buscador de informações com inteligência artificial generativa, que integre todos os documentos de uma empresa e realize uma busca automatizada, esse desafio pode ser superado. Por exemplo, a ferramenta NeuralSearchX realiza pesquisa em base de dados a partir de um motor de busca sofisticado.

Ela funciona a partir de uma pergunta realizada pelo usuário, fornecendo não apenas os documentos relacionados, mas também uma resposta direta para a pergunta feita com base nos documentos da empresa. Com esse motor de busca, é possível substituir a wiki ou desenvolver uma wiki inteligente que estabeleça uma experiência conversacional com os documentos da empresa.

O NeuralSearchX permite, dessa forma, realizar pesquisas de modo rápido e prático, unindo a importância da wiki empresarial com a eficiência da IA generativa.

Para saber mais sobre essa ferramenta, visite nosso site e agende uma demonstração para o seu negócio.