O que é conhecimento organizacional e como aproveitá-lo melhor?

Por definição, o conhecimento organizacional é o saber que uma empresa acumula ao longo do tempo e o emprega no desenvolvimento de seus produtos ou serviços. Tais conhecimentos podem ser oriundos de fontes internas, como documentos e manuais da companhia ou externos, vindos de fóruns, palestras, normas, dentre outros.

Além disso, o conhecimento organizacional está diretamente ligado e, por vezes, é confundido com a Gestão do Conhecimento. Para compreender as diferenças de cada um, entender como atuam esses dois mecanismos, quais os benefícios para o seu negócio e como a tecnologia é uma peça fundamental em todo o processo de estruturação dessa metodologia, que proporciona ganhos palpáveis para organizações de diferentes nichos e tamanhos, preparamos esse artigo especial. Continue a leitura e confira ainda as dicas exclusivas que preparamos para te ajudar a utilizar esse recurso de forma mais estratégica!

Por que o conhecimento organizacional é importante?

Como mencionamos, o conhecimento de uma organização é todo o saber que ela acumula ao longo de sua existência, permitindo que ela continue desempenhando suas atividades. 

Por essa razão, é fundamental que os processos internos de produção, onboarding de fornecedores, gestão de crises, tratativas, entre outros, estejam documentados e armazenados de modo seguro, acessível e eficiente para que os colaboradores possam utilizá-los quando necessário.

Dessa forma, a importância do conhecimento organizacional se dá, pois sem a estruturação e disponibilidade de acesso do saber para os diferentes stakeholders da empresa, a organização se torna dependente de seus colaboradores, deixando de atuar de forma colaborativa com seus funcionários. Isso acontece, porque somente os colaboradores passam a deter o conhecimento necessário para a utilização dos insumos, relacionamento com os parceiros, controle de qualidade, dentre outros.

Isso se torna evidente quando algum colaborador deixa de fazer parte do quadro de funcionários e não há ninguém que saiba desempenhar sua função ou sequer possa ser treinado, visto que é inexistente o conhecimento do trabalho relacionado àquela função.

A ISO 9001:2015 e o conhecimento organizacional

Para evitar que essa não seja a realidade das empresas, além de garantir que o processo produção e desenvolvimento de produtos ou serviços aconteça de forma padronizada, assegurando os devidos índices de qualidade, em 2015 foi acrescentado um tópico especial à ISO 9001.

Na ocasião, junto ao selo que certifica os processos de qualidade das empresas, foi adicionado um item relacionado à Gestão do Conhecimento e, consequentemente, ao conhecimento organizacional. O novo tópico elenca como o saber da organização, bem como o conhecimento obtido por meio de referências é importante para evidenciar pontos de melhoria, além de garantir que o modo como a empresa faz seus produtos ou serviços seja preservado ao longo do tempo.

Dessa forma, a ISO 9001:2015 é um incentivo para que as organizações invistam tempo e recursos para reconhecer, estruturar, utilizar e gerenciar de modo inteligente e estratégico sua base de conhecimento.

Quais as semelhanças e diferenças entre a Gestão do Conhecimento e o conhecimento organizacional?

A Gestão do Conhecimento começou a ganhar força a partir de estudos publicados na década de 1990, especialmente com o trabalho dos professores Nonaka e Takeuchi, que apontavam como o conhecimento tácito ou informal somado ao saber explícito ou formal dos funcionários se tornava no conhecimento organizacional.

Com base nessa definição, a Gestão do Conhecimento foi difundida como sendo um conjunto de práticas que busca interpretar, desenvolver, distribuir, utilizar e administrar o conhecimento organizacional, cruzando tais informações com os fatores sociais, políticos e econômicos que podem impactar, direta ou indiretamente, as atividades da empresa.

Ou seja, o conhecimento organizacional é o que permite a existência da Gestão do Conhecimento, que por sua vez, se concentra em utilizar o saber da companhia de forma estratégica, levando em consideração diferentes fatores.

5 passos para aproveitar melhor o conhecimento organizacional

Os documentos e arquivos que compõem a base do conhecimento organizacional são peças fundamentais que têm sido utilizados de forma estratégica para embasar tomadas de decisão, fortalecer a cultura interna, integrar equipes e desenvolver iniciativas, tais como políticas internas.

Todavia, é preciso investir na implementação das etapas abaixo para que seja possível utilizar o conhecimento organizacional de forma assertiva.

Estruturação

O primeiro passo para utilizar o conhecimento organizacional de forma bem sucedida é estruturá-lo, colocando-o em diretórios ou sistemas que os colaboradores possam acessar e manipular quando necessário. Além de impedir o uso estratégico dessas informações, o saber organizacional desestruturado também ocasiona a perda de produtividade.

Hierarquização

Depois de estruturar o conhecimento da empresa, é fundamental hierarquizá-lo para evitar que informações estratégicas e dados sensíveis sejam utilizados de forma indevida. Para que a hierarquização seja aplicada de forma correta, é importante conhecer e entender o modelo de funcionamento da liderança da organização.

Capacitação e Reconhecimento

Capacitar líderes e colaboradores também é essencial para manter o conhecimento organizacional em movimento, garantindo que ele se adapte à evolução e aprendizado da companhia. Além disso, reconhecer os funcionários que utilizam e agregam novos saberes à organização é importantíssimo para desenvolver uma cultura colaborativa e engajada.

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Implementação da Gestão do Conhecimento

Como mencionamos anteriormente, o conhecimento organizacional caminha de mãos dadas com a Gestão do Conhecimento, que é a responsável por implementar ferramentas capazes de garantir o uso inteligente, estratégico e assertivo do saber da empresa. Por essa razão, implementar esse modelo de gestão é importantíssimo para que a organização conquiste seus objetivos, destacando-se em seu segmento de atuação.

Principais benefícios do conhecimento organizacional para as empresas

Investir tempo e recursos para que o conhecimento da organização se torne um ativo lucrativo para a empresa é um processo que proporciona diversos benefícios a curto, médio e longo prazo. Entre essas vantagens destacam-se:

• Aumento dos níveis de produtividade.
• Facilidade e êxito na aplicação dos processos de onboarding dos stakeholders do negócio.
• Otimização das rotinas de trabalho.
• Fortalecimento da cultura organizacional.
• Engajamento e protagonismo dos colaboradores.
• Crescimento da organização frente aos concorrentes.

Como a tecnologia pode ajudar a sua empresa a explorar melhor o conhecimento organizacional?

Se há anos atrás as tratativas, processos internos e externos praticados por uma empresa ficavam registrados em documentos armazenados em grandes arquivos, com o avanço da tecnologia para empresas, atualmente a realidade é completamente diferente.

Isso acontece, pois o aparato tecnológico se tornou um grande aliado das organizações que desejam potencializar seu crescimento, mantendo suas rotinas de trabalho fluídas, eficientes e ágeis. 

Com o conhecimento organizacional não é diferente, especialmente quando o assunto é tornar o saber da empresa acessível e fácil de ser encontrado. Nesse sentido, os buscadores corporativos que realizam pesquisas utilizando o Processamento de Linguagem Natural são ferramentas extremamente necessárias, pois facilitam o uso de informações ao interpretar dados de forma inteligente.

Desenvolvido pela NeuralMind, o NeuralSearchX é uma plataforma de Inteligência Artificial que têm auxiliado empresas de diversos segmentos e tamanhos a utilizarem o conhecimento organizacional de forma estratégica ao realizar buscas precisas em apenas poucos segundos, além de gerar insights valiosos para a tomada de decisão do negócio. Para saber mais, basta clicar aqui.