Como a IA tem mudado a busca, leitura e produção de documentos nas empresas
A inteligência artificial (IA) vem transformando a forma como as empresas lidam com suas tarefas diárias, trazendo ganhos expressivos de eficiência e produtividade para negócios de diversos setores. Recentemente, a IA tem impactado positivamente a gestão de documentos, uma área essencial para o funcionamento de qualquer empresa, mas que demanda muito tempo, recursos e atenção para ser desenvolvido com qualidade.
Segundo o relatório Future of Jobs 2023 do World Economic Forum, 74,9% das companhias entrevistadas pretendem implementar soluções de IA até 2027. Já uma pesquisa da McKinsey, também de 2023, revelou que 79% das empresas entrevistadas já tiveram contato com a IA Generativa e 22% a utilizam regularmente em seus processos. Esses números indicam que o uso da inteligência artificial está cada vez mais presente no mundo empresarial.
Se antes a aplicação de IA em documentos era vista com receio pelas empresas, hoje essa aplicação está progressivamente sendo mais aplicada em empresas, tornando mais ágil e eficiente a busca, leitura, análise e produção de documentos. Ao integrar IA aos fluxos documentais, companhias de diversos setores têm conseguido não apenas otimizar tarefas repetitivas, mas também liberar equipes para atividades estratégicas e de maior valor agregado.
Você verá neste artigo:
Benefícios de se aplicar IA na gestão de documentos;
Como a IA pode otimizar a busca, leitura e produção de documentos;
Quais cuidados devem ser levados em consideração ao aplicar IA nesse contexto;
Próximos passos para empresas que querem utilizar soluções de IA em seus documentos.
Como a IA tem transformado o cenário de gestão de documentos
Com a evolução tecnológica, a necessidade de as empresas se digitalizarem cresceu exponencialmente nas últimas décadas. A rápida digitalização, muitas vezes não acompanhada por um letramento tecnológico adequado, resultou em um acúmulo de arquivos de diferentes tipos e formatos, como contratos, relatórios, planilhas, feedbacks de desempenho, e-mails corporativos e atas de reuniões, que crescem diariamente.
Lidar com essa grande quantidade de arquivos é um grande desafio para as empresas, que, além de afetar a produtividade dos funcionários, aumenta o tempo para localizar dados e documentos específicos e pode gerar duplicidade de informações, erros e inconsistências ao realizar certas atividades, como:
Digitalização manual de formulários físicos com dados de novos clientes ou fornecedores;
Análise de relatórios e contratos para extrair informações relevantes;
Busca manual de dados em arquivos com formatos variados.
Realizar essas tarefas manualmente demanda tempo e pessoal, além de aumentar o risco de erros humanos e dificultar a busca de informações. Nesse cenário, a IA se apresenta como uma aliada estratégica.
Por meio de tecnologias como machine learning e Processamento de Linguagem Natural (PLN), a inteligência artificial possibilita buscas inteligentes, análises semânticas, reconhecimento de padrões e até a geração de novos conteúdos, podendo superar as limitações do trabalho manual.
Utilizando a tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), por exemplo, é possível converter documentos físicos ou digitalizados em textos editáveis e pesquisáveis, eliminando a necessidade de digitação manual e acelerando a integração de informações físicas ao meio digital. Esse é apenas um exemplo de como a IA pode economizar tempo e recursos na gestão de documentos, permitindo que empresas realoquem seus profissionais para tarefas de maior valor estratégico.
O papel da IA na busca de documentos
Localizar informações precisas em meio a um grande volume de arquivos sempre foi um desafio para empresas. A Inteligência Artificial está transformando essa tarefa com a adoção de métodos avançados, como a busca semântica, que representa um salto em relação à pesquisa tradicional por palavras-chave.
Enquanto a busca tradicional trabalha com correspondência exata de palavras-chave e a necessidade de se analisar arquivo por arquivo, a busca semântica, baseada em PLN, entende o contexto e o significado da consulta. Dessa forma, mesmo que o termo exato não apareça no documento, a IA é capaz de encontrar arquivos que contenham assuntos relacionados.
Por exemplo, um advogado que busca o termo “rescisão contratual” pode localizar documentos que falem em “término de acordo”, “extinção de vínculo” ou outras expressões com o mesmo significado, mesmo que elas não coincidam literalmente com a pesquisa inicial.
Entre outras aplicações práticas, estão:
a localização de cláusulas específicas em contratos sem precisar ler todo o texto.
o encontro de informações correlatas em arquivos de diferentes departamentos.
a pesquisa simultânea de dados estruturados (planilhas, bancos de dados) e não estruturados (textos, imagens, PDFs).
No setor jurídico, por exemplo, a busca inteligente permite identificar jurisprudências e reunir rapidamente dados relevantes para construir mais sólidos. Isso agiliza processos, reduz tempo de pesquisas e eleva a qualidade das decisões.
Leitura e análise inteligente de documentos
A combinação de IA e leitura de documentos abriu novas possibilidades tanto para uso acadêmico quanto corporativo. Essa tecnologia vai além de simples buscas, ela é capaz de criar um índice semântico de cada parágrafo do texto, ler PDFs em qualquer idioma e responder a perguntas sobre os arquivos também em qualquer idioma.
No ambiente corporativo, os ganhos vão ainda mais longe. Com a integração de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e Processamento de Linguagem Natural (PLN), imagens e PDFs não editáveis podem ser convertidos em textos pesquisáveis. A IA não apenas lê o conteúdo, mas também identifica informações-chave, reconhece padrões e compreende a estrutura lógica do documento, tornando o processo de análise muito mais rápido e preciso.
Isso é especialmente útil em setores como:
Jurídico: revisão de contratos, identificação de cláusulas de risco e análise de jurisprudências.
Financeiro: extração de dados de notas fiscais, faturas e extratos bancários.
Saúde: análise de prontuários e laudos médicos para identificar padrões clínicos e apoiar diagnósticos.
Para empresas, o principal benefício da utilização de IA na leitura e análise de documentos pode ser resumido em uma palavra: eficiência. Empregar ferramentas de inteligência artificial nessa tarefa permite que uma grande quantidade de documentos seja processada e analisada em uma fração do tempo que humanos gastariam. Isso libera colaboradores para funções estratégicas, ao mesmo tempo que aumenta a produtividade e reduz erros.
Além de agilizar a leitura e a extração de dados, como nomes, endereços, valores e tabelas, a IA possibilita classificar e organizar automaticamente arquivos de acordo com palavras-chave, contexto e relevância. Assim, os documentos são agrupados de forma lógica, melhorando o acesso à informação e simplificando a gestão documental.
Produção de documentos com auxílio da IA
Além da busca e leitura de documentos, a inteligência artificial também tem mudado a produção de conteúdo corporativo. Com modelos de linguagem treinados em grandes volumes de dados — e, em muitos casos, ajustados para setores específicos — é possível criar textos claros, consistentes e adaptados ao público-alvo da empresa.
Com esse tipo de ferramenta, é possível criar:
Propostas comerciais personalizadas para diferentes perfis de clientes;
Relatórios técnicos com base em dados relevantes coletados automaticamente;
Documentos jurídicos padronizados e em conformidade com normas internas da empresa;
Contratos ajustados de acordo com padrões e exigências setoriais.
Esses processos podem ser totalmente automatizados por soluções de IA restando ao trabalhador a revisão humana e a aprovação do que foi gerado pela ferramenta. Além disso, ainda com o auxílio de ferramentas de IA, é possível revisar esses documentos, buscando por inconsistências em contratos, petições, pareceres e cláusulas.
O impacto na gestão contratual é significativo: o tempo para revisar e aprovar cláusulas é reduzido, riscos de erros humanos são minimizados e a conformidade regulatória é reforçada. Além disso, a auditoria automatizada de documentos fiscais e financeiros ajuda a manter o compliance, reduzindo a exposição a sanções legais.
Como exemplo prático, uma equipe de vendas insere dados básicos sobre um cliente e, em poucos segundos, recebe uma proposta comercial pronta — com valores, detalhes técnicos e linguagem ajustada ao perfil do comprador. Isso encurta o ciclo de vendas e aumenta a assertividade, liberando mais tempo para negociação e relacionamento.
Cuidados importantes para implementar IA em empresas
Apesar dos benefícios, a adoção de IA em fluxos documentais exige atenção a riscos e boas práticas para evitar problemas jurídicos, operacionais e reputacionais.
Privacidade, vazamento e segurança da informação
Com a crescente popularização e, em alguns casos, dependência de ferramentas de IA, o risco de vazamento de dados sensíveis aumenta. Sem políticas claras de uso, informações estratégicas podem ser expostas ou acessadas por terceiros por falhas humanas ou ataques cibernéticos.
Pesquisas recentes indicam que cerca de 60% das empresas que utilizam IAs de mercado já sofreram incidentes de segurança. Além disso, 79% das ferramentas disponíveis não atendem às normas brasileiras de proteção de dados, segundo levantamento de ITSEC de 2024.
Compliance com a LGPD: bases legais e governança
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) exige que todo tratamento de dados pessoais esteja amparado em uma base legal adequada, como consentimento explícito ou legítimo interesse, e que essa escolha seja justificável e documentada. A conformidade com a LGPD é responsabilidade de toda a organização, não apenas da equipe de TI, diretores e conselhos também devem estar envolvidos.
Dessa forma, uma governança robusta de IA precisa incluir mapeamento de uso da tecnologia, políticas de segurança, auditoria contínua e treinamento dos colaboradores.
Viés algorítmico
Algoritmos treinados com dados históricos podem reproduzir ou reforçar preconceitos existentes. Essa questão é crítica em contextos como contratação, concessão de crédito ou reconhecimento facial. A discriminação algorítmica pode afetar diretamente direitos humanos, perpetuar desigualdades e minar a confiança institucional, especialmente contra grupos vulneráveis.
Para mitigar vieses, recomenda-se diversificar fontes de dados utilizados, adotar IA explicável, implementar auditorias periódicas nos modelos empregados e envolver equipes multidisciplinares no desenvolvimento.
Revisão humana e transparência
A lei LGPD (Art. 6º, VI) estabelece o princípio da transparência, garantindo ao titular acesso a informações sobre como seus dados são usados e o direito à revisão de decisões automatizadas, este último sendo garantido pela legislação (LGPD e outros modelos jurídicos, como o GDPR), mas algo que muitas empresas ainda não oferecem.
Além disso, é extremamente necessário que todos os conteúdos gerados por inteligência artificial passem por revisões humanas. As IAs podem alucinar, ou seja, fornecer respostas convincentes, mas com base em informações inventadas ou erradas. Por isso, principalmente documentos críticos, devem ser revisados e checados antes de sua utilização pela empresa.
Em resumo, para implementar IA com segurança e eficiência, as empresas precisam investir não só na tecnologia, mas em políticas, governança e cultura organizacional que assegurem seu uso ético e conforme à lei.
Caminhos para adotar IA na sua empresa
Para empresas que já iniciaram a jornada de transformação digital e querem explorar o potencial da IA aplicada à gestão documental, alguns passos são essenciais:
Mapear processos documentais e identificar gargalos;
Definir objetivos claros para a aplicação da IA (como reduzir tempo de busca, automatizar leitura e padronizar produção);
Começar com projetos-piloto em áreas específicas antes de expandir para toda a organização;
Integrar a IA a sistemas já existentes para evitar retrabalho e melhorar a eficiência;
Treinar equipes para que saibam usar as ferramentas de forma estratégica e segura.
A combinação de IA e documentos está redefinindo como empresas de todos os portes e setores lidam com informação. De buscas mais inteligentes a leituras automatizadas e produção ágil de textos, a Inteligência Artificial permite que dados deixem de ser apenas armazenados para se tornarem ativos estratégicos.
Para empresas que já reconhecem o potencial da IA, mas ainda não aplicam a tecnologia em larga escala, o ideal é que a adoção seja gradual, com resultados mensuráveis e ajustes contínuos. Entender as necessidades da sua empresa, identificar pontos de melhoria e saber casos de uso é o passo seguinte para avançar.
O futuro aponta para sistemas capazes de buscar, ler e criar documentos de forma integrada, liberando profissionais para se concentrarem em decisões e estratégias, e não em tarefas repetitivas.
Ter parceiros especializados nessa jornada faz toda a diferença para garantir segurança, conformidade com a LGPD e uso responsável da tecnologia.
Se a sua empresa quer aproveitar ao máximo esse potencial, conte com a nossa equipe para fornecer aplicações seguras de IA. Aplicamos tecnologia de ponta para transformar processos e gerar resultados concretos. Fale com o nosso time e descubra como podemos impulsionar o seu negócio.
