Quanto custa não encontrar o que você precisa na hora certa?
Você sabe estimar quanto tempo seus colaboradores gastam tentando encontrar informações que eles precisam para tomar decisões pontuais? Em tempos de grande entusiasmo sobre o uso da inteligência artificial, a pergunta não é mais se é válido utilizar as ferramentas inteligentes no ambiente corporativo, mas sim como usar de forma estratégica.
Um estudo da McKinsey descobriu que os funcionários perdem, em média, 1,8 horas por dia apenas procurando e reunindo informações em documentos. Isso se resume a, aproximadamente, 9,3 horas por semana, por colaborador, que são gastas somente nessa busca manual.
Em um cenário hipotético de uma empresa com 1.000 funcionários, isso equivale a 9.300 horas semanais desperdiçadas com pesquisas manuais. Considerando um salário médio por hora de R$ 60, essa perda se resume em R$ 558.000 por semana, totalizando mais de R$ 29 milhões por ano.
Esse desperdício de tempo e dinheiro representa não somente o custo de oportunidade de projetos atrasados ou decisões adiadas pela falta de acesso à informação na hora certa, mas também atrapalha as equipes e suas rotinas, já que impede o foco em trabalhos estratégicos de alto valor.
A boa notícia é que as ferramentas de inteligência artificial generativa representam a solução: de acordo com a McKinsey, esses sistemas agem como “especialistas virtuais”, favorecendo a busca e o acesso ao conhecimento interno e respondendo a consultas de forma otimizada.
Resolver esse custo oculto de produtividade a partir da IA proporciona um retorno real, e transformador, para as empresas. Se você quer entender quanto está perdendo por causa das buscas manuais, e como a IA pode mudar essa realidade, continue a leitura do artigo que preparamos.
O que você vai ver neste artigo:
O impacto oculto das buscas manuais na produtividade
Como a busca manual impacta o financeiro das organizações?
A produtividade está em crise?
Por que investir em tecnologia pode salvar sua produtividade?
O impacto oculto das buscas manuais na produtividade
A sobrecarga de informações não vai desaparecer. Esse impacto oculto das buscas manuais na produtividade das empresas já tem sido explorado em diversas pesquisas. Confira alguns números que reforçam essa realidade:
Uma pesquisa da SearchYourCloud mostrou que, dos 300 profissionais entrevistados, 80% precisam fazer até oito buscas para encontrar o documento e a informação corretos. E mais de 30% das pesquisas levam até 25 minutos por documento.
De acordo com a Interac, 19,8% do tempo de trabalho, o que equivale a um dia por semana, é desperdiçado pelos colaboradores na busca de informações necessárias para desempenhar suas funções com qualidade.
O acúmulo diário de tempo e dinheiro perdidos é gigantesco, demonstrando que a pesquisa por informações internas é um dos principais gargalos de produtividade das empresas modernas.
Ainda segundo a McKinsey, profissionais do conhecimento perdem até 20% do tempo semanal procurando dados que já existem, mas estão espalhados e perdidos em sistemas, e-mails, pastas e intranets. Isso demonstra que:
Uma a cada cinco horas de trabalho é impactada negativamente;
Profissionais qualificados gastam tempo e energia em tarefas mecânicas;
Tomadas de decisões relevantes atrasam e são impactadas por falta de informações rápidas;
Áreas como atendimento, recursos humanos, comercial e jurídico sentem ainda mais os impactos;
Anualmente, isso equivale a semanas inteiras perdidas por colaborador.
Como a busca manual impacta o financeiro das organizações?
Embora o problema pareça distante para algumas organizações, o impacto financeiro é real e pode ocorrer. Um levantamento da IDC estimou que empresas perdem em média US$ 5.700 por funcionário/ano apenas em buscas manuais e retrabalho causado por informações desencontradas.
Esse custo pode ser destrinchado a partir de:
Atrasos nas entregas por falta de informações;
Decisões tomadas com dados pendentes ou incompletos;
Retrabalho quando a versão mais atual de um documento não é encontrada;
Interrupções da produtividade entre colegas (“você sabe onde está tal documento?”).
De acordo com o relatório “Valor da Inteligência Empresarial 2025”, da Bloomfire, essa ineficiência custa 25% da receita anual de uma empresa. Para uma organização com receita de US$ 9 bilhões, por exemplo, isso se traduz em US$ 2,4 bilhões em valor de mercado anualmente, um prejuízo de receita e produtividade. E quanto maior a empresa, com mais profissionais, documentos e sistemas envolvidos, maior esse problema se torna.
A produtividade está em crise?
Dito isso, podemos afirmar que sim, a produtividade está em crise. Pesquisas recentes reforçam que o volume de informação cresceu muito mais rápido do que a capacidade de organizá-la. Segundo a Statista, a quantidade de dados corporativos dobrou nos últimos dois anos.
Isso quer dizer que os funcionários recebem informações em excesso, porém não encontram os dados corretos na hora que precisam. O problema é que muitas empresas veem o conhecimento como algo secundário, em vez de um ativo empresarial que pode impulsionar o desempenho financeiro e produtivo. Não é incomum que a base de conhecimento interna seja mal gerenciada e permaneça oculta em sistemas obsoletos, tornando-se um passivo.
É preciso destacar que as informações redundantes, desatualizadas, triviais e conflitantes podem atrapalhar diretamente a tomada de decisões de uma empresa, impedindo a conquista de resultados importantes. Isto é, o problema não são os dados em si, mas sim a maneira como eles são gerenciados, acessados e utilizados.
Eis, então, um paradoxo: nunca tivemos tantos dados disponíveis, mas nunca foi tão difícil encontrar informações de forma rápida e eficiente. E isso implica no comprometimento de toda uma cadeia organizacional, passando pela produtividade, inovação e até o bem-estar das equipes.
Como a inteligência artificial está mudando este cenário?
Para mudar este cenário, ferramentas de inteligência artificial, sobretudo a IA generativa, começaram a romper esse ciclo de ineficiência, ajudando na transformação digital e na otimização dos processos empresariais.
A seguir, veja alguns exemplos de como a tecnologia pode atuar para transformar a produtividade:
Acesso rápido a diversas bases internas:
A IA consegue acessar e “conversar” com múltiplos sistemas da empresa ao mesmo tempo - pastas compartilhadas, nuvem, repositórios de documentos, ERP, Drive, CRM, etc. O diferencial está na consulta simultânea dessas fontes, sem que o profissional tenha que abrir tudo manualmente, o que gasta um tempo expressivo.
Esse acesso ágil resolve alguns pontos fundamentais, como: acaba com o retrabalho e as buscas demoradas; encontra informações que estavam dispersas ou perdidas; e evita dependência de colegas para localizar arquivos e documentos. Dessa forma, a IA pesquisa em todas as bases de conhecimento da empresa e ainda traz a resposta em segundos.
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Compreensão da linguagem natural:
Os sistemas inteligentes tem uma capacidade de compreensão surpreendente, fazendo com que a IA entenda as perguntas feitas exatamente do jeito que as pessoas normalmente falam, sem precisar de palavras exatas ou códigos complexos.
A compreensão e o processamento da linguagem natural faz com que a IA interprete a intenção por trás da frase ou solicitação no momento da busca, ajudando a democratizar o acesso à informação e tornar os processos mais intuitivos.
Sintetização de conteúdos longos e complexos:
A IA tem a capacidade de sintetizar conteúdos extensos e complexos, transformando-os em versões mais curtas, objetivas e organizadas - seja resumos, análises, tópicos, insights, atas e outros arquivos.
Isso quer dizer que é possível economizar no tempo que seria gasto lendo conteúdos longos, além de facilitar o entendimento de contratos, políticas e normas, evitando, assim, erros por má interpretação e deduções.
Nesse ponto, um relatório de 100 páginas pode se tornar um resumo eficiente, uma ata de reunião longa pode ser transformada em uma síntese objetiva, e uma política interna é capaz de ser traduzida em uma lista de pontos-chaves.
Sugestão de respostas, documentos e resumos
A inteligência artificial não apenas encontra informações, mas cria novas versões de materiais a partir da base de conhecimento, podendo elaborar minutas de contrato, respostas de e-mail, políticas internas, artigos institucionais, descrições de cargos, avisos para sistemas, entre outros conteúdos.
Com essa aplicação, os processos empresariais são acelerados, enquanto os erros são reduzidos. Além disso, ocorre a padronização da comunicação e libera mais tempo para o trabalho e as funções estratégicas, tão importantes para aumentar a produtividade.
Pesquisadores virtuais 24/7:
A IA se torna um integrante da equipe, mas com um desempenho sempre disponível - afinal, ela trabalha 24 horas por dia e sete dias por semana. É possível encontrar o que você precisa na hora certa, contando com um sistema de IA generativa que confere informações, valida dados, compara versões, busca históricos, pondera riscos e traz referências.
É como ter um analista ou estagiário experiente sempre online e disposto a encontrar as melhores respostas, resolvendo gargalos e longas esperas, eliminando a dependência de pessoas específicas e garantindo uma agilidade contínua.
E isso tudo não é apenas teoria: segundo estudos da McKinsey e da Accenture, ambos sobre aplicação de sistemas inteligentes nas empresas, as organizações que adotam assistentes internos baseados em IA têm uma vantagem potencial de 20 a 30% de produtividade em atividades administrativas e de conhecimento; enquanto funcionários equipados com IA podem ser até 50% mais produtivos em tarefas de busca e análise de informações - respectivamente.
Por que investir em tecnologia pode salvar sua produtividade?
Em resumo, o que parece apenas um esforço ou incômodo cotidiano — “não encontrar o arquivo”, “não lembrar onde está a informação”, “perder minutos ou até horas navegando por inúmeras pastas até encontrar o que precisa” — pode se transformar em um dos maiores ladrões de produtividade do seu negócio.
Isso quer dizer que as empresas que insistem nas buscas manuais, abrindo espaço para interrupções e retrabalho seguidos, estão perdendo tempo, dinheiro e energia mental que poderiam ser focados em estratégias, inovação e crescimento empresarial.
Como já afirmamos, o volume de dados cresce mais rápido do que a nossa capacidade humana de organizá-los e gerenciá-los de maneira eficiente. E isso só torna a resolução ainda mais urgente, já que, quanto mais informação é produzida, mais difícil é encontrá-la no momento certo.
Nesse sentido, a inteligência artificial é um ponto chave para resolver os problemas modernos de produtividade, facilitando as rotinas com ferramentas que agem rapidamente e direcionam o trabalho humano para atividades de alto valor.
Entretanto, antes de pensar nas ferramentas disponíveis, é fundamental que os líderes reconheçam o impacto oculto desse desperdício de tempo e dinheiro no processo de buscas manuais, enxergando que as pesquisas não são somente uma tarefa operacional, mas uma ação estratégica.
NeuralSearchX: buscador inteligente que encontra as respostas certas em segundos
O NeuralSearchX é um buscador inteligente que conecta seus colaboradores ao conhecimento dos documentos internos de forma rápida e confiável. Baseado em inteligência artificial, toda sua base de conhecimento fica acessível em segundos, com a confiabilidade de ter a fonte original de cada resposta.
É uma ferramenta que transforma seus documentos em conhecimento acionável, ajudando equipes a tomar decisões com segurança, rapidez e confiança, tudo o que os tempos atuais exigem das empresas.
Ao fazer uma pesquisa, o NeuralSearchX traz a melhor resposta e ainda explica como ela foi construída, além de informar a partir de quais documentos o resultado foi extraído.
Conheça os principais benefícios do nosso buscador inteligente:
Encontre o que importa, sem esforço: acesse rapidamente o conteúdo dos seus documentos e reduza o tempo perdido procurando informações.
Respostas com contexto e fonte: a IA entende sua pergunta e entrega resultados relevantes acompanhados da fonte original, para que você tenha clareza e confiança em cada resposta.
Decida com segurança e agilidade: de estudos pessoais a projetos profissionais, o NeuralSearchX ajuda você a tomar decisões mais rápidas e seguras, com base em dados verificáveis.
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Sobre a NeuralMind
A NeuralMind é uma DeepTech fundada em 2017 dedicada a transformar a eficiência operacional das empresas através de Inteligência Artificial de ponta. As aplicações são desenvolvidas com informações confiáveis, baseadas na ética e proteção de dados.
Automatizar tarefas repetitivas é seu grande foco, com a oferta de produtos atualizados e que realmente agreguem valor aos negócios. Filha da Unicamp, a NeuralMind carrega no DNA a inovação e o rigor científico de uma das principais universidades da América Latina.
