Busca Corporativa e LGPD
Você consegue se lembrar onde estão e quais os detalhes dos documentos, apresentações, informativos, contratos, dentre outros registros com os quais teve contato nas reuniões realizadas hoje em sua empresa? E no último mês? Essa simples reflexão revela o quanto a busca corporativa é uma ferramenta fundamental para a rotina das empresas atualmente.
É evidente que com o avanço da tecnologia, especialmente da internet que tem alcançado cada vez mais lugares, a quantidade de informações que circulam em jornais, portais de notícias e redes sociais mais do que triplicou em relação à períodos anteriores. Dentro das empresas não é diferente: com o progresso tecnológico, que proporcionou a abertura de novos negócios, o número de dados presentes em contratos, formulários, documentos informativos e diversos outros também atingiu altos índices de crescimento.
De acordo com uma projeção feita pela revista Forbes, em 2021 os setores de transporte, educação, exportação, saúde e finanças entraram em ascensão com o arrefecimento da pandemia de Covid-19. Em 2022, com a retomada econômica ocasionada pela queda de casos da doença e avanço das campanhas vacinais, a tendência é de que estes e outros setores também ampliem suas atividades, o que implicará no aumento direto da circulação de informações dentro das empresas.
Se a sua empresa já faz parte de alguma dessas esferas ou se esses segmentos estão no radar de oportunidades dos seus gestores, compreender as vantagens, a amplitude e como implementar a busca corporativa é fundamental para alcançar os resultados esperados.
O que é a busca corporativa?
A busca corporativa nada mais é do que utilizar mecanismos de pesquisa para encontrar documentos dentro dos sistemas internos da companhia, de maneira a facilitar e otimizar o trabalho dos colaboradores.
Entretanto, embora pareça bastante intuitivo localizar determinada informação, a busca corporativa não é tão simples quanto parece. Isso porque dentro das organizações os dados possuem três categorias principais, sendo:
- Dados estruturados
Os dados estruturados são conjuntos de informações com padrões bem definidos que se encontram hierarquizados e protegidos dentro da companhia. A exemplo desse tipo de informação, temos as planilhas e os pedidos de venda. Vale ressaltar que esses dados podem ser gerados tanto pelos sistemas utilizados na empresa, quanto pelos próprios colaboradores.
- Dados semiestruturados
Pode-se definir os dados semiestruturados como sendo aquelas informações que possuem características similares entre si, mas que não estão necessariamente agrupadas hierarquicamente dentro dos diretórios da empresa, podendo apresentar diferentes tipos de variação. Os arquivos em formato XML são os mais conhecidos para ilustrar essa categoria.
- Dados não estruturados
A última categoria mais popular e presente na rotina das organizações são os dados não estruturados, que designam todo e qualquer tipo de arquivo que não apresenta um padrão entre si. Além disso, esses dados também não ficam agrupados ou protegidos dentro da companhia, como é o caso das imagens, dos PDFs e até mesmo dos e-mails.
Dessa forma, fazer com que os sistemas de busca corporativa retornem cada um desses tipos de arquivo de forma rápida e consistente, demanda não apenas tecnologia como também integração, atualização constante, mapeamento dos metadados que circulam na companhia, além de uma cultura orientada à gestão da informação.
Quais as principais vantagens da busca corporativa?
A busca corporativa pode ser feita por meio de buscadores internos, modulados pela própria companhia, como também por sistemas desenvolvidos por parceiros externos.
Segurança
No caso dos buscadores internos, o índice de segurança e confiabilidade é muito maior, pois, além de maleável para as necessidades de pesquisa da empresa, ele também permite que a companhia estabeleça na ferramenta seus próprios níveis de hierarquia para acesso dos dados.
Agilidade
Com a busca corporativa, todo o tempo antes despendido na procura por arquivos e informações na base de dados do negócio, se transformam em horas disponíveis para que os colaboradores invistam esforços em tarefas ligadas às estratégias do core business da empresa.
Competitividade
Empresas que conseguem buscar informações em sua base de dados de forma assertiva e ágil, naturalmente encontram a saída para desafios, novos caminhos ou oportunidades de maneira mais rápida. Assim, a médio e longo prazo a busca corporativa contribui diretamente para o aumento da competitividade da empresa em seu nicho de atuação. O que também se reflete na aquisição de receita e lucratividade.
Busca corporativa e o movimento BYOD
O movimento BYOD (Bring Your Own Device), que em tradução livre significa Traga Seu Próprio Dispositivo, se popularizou entre empresas, escolas e universidades a partir de 2010. Trata-se de permitir que o colaborador, aluno ou estudante leve para o escritório e para a sala de aula os dispositivos móveis utilizados em casa.
No caso das empresas, a disseminação desse movimento trouxe, entre suas novas demandas, algumas inquietações envolvendo a busca corporativa, pois além dos dispositivos, funcionários e estudantes trouxeram também suas experiências enquanto consumidores.
Dessa forma, se tornou muito comum dentro das empresas o pedido dos colaboradores para que o sistema de busca corporativa se tornasse cada vez mais semelhante e de fácil utilização como o Google e Yahoo, por exemplo.
O impacto da LGPD na busca corporativa
Além do movimento BYOD, a Lei Geral de Proteção de Dados, em vigência desde 2020, trouxe ainda mais luz para a relevância da busca corporativa, pois a partir do decreto que impõe que as empresas garantam a segurança das informações e metadados de seus clientes, muitos gestores precisaram implementar uma série de adequações, além de passarem a se questionar sobre a sensibilidade dos dados internos da companhia.
Se encontrar informações dentro da base de dados da organização é importante para a automação de processos e melhoria da produtividade, também é fundamental garantir que essas buscas sejam feitas de forma segura e sem o vazamento de dados sensíveis.
Ou seja, a LGPD mostrou para as empresas como é fundamental se proteger tanto interna quanto externamente. É preciso preservar as informações fornecidas pelos consumidores e ainda evitar que o capital informacional presente nos sistemas internos da companhia sejam utilizados indevidamente.
Dessa forma, a nova legislação apontou como é importante que as empresas façam uso de ferramentas confiáveis. No caso dos sistemas de buscas corporativas, o mais recomendado é que a companhia opere com um buscador interno, onde é possível subir e acessar a base de dados da companhia de forma ágil e segura. Nas situações em que essa prática não for possível, é de suma importância que os serviços contratados para busca corporativa sejam desenvolvidos por parceiros confiáveis.
Leia mais: Inteligência de negócios: como melhorar a busca por dados?
NeuralSearchX: a solução NeuralMind para busca corporativa
Desenvolvido especialmente para otimizar pesquisas e acelerar a aquisição de conhecimento de forma intuitiva e prática, o NeuralSearchX é a ferramenta ideal para as empresas que decidiram investir e aproveitar os benefícios da busca corporativa.
Além da liberdade para subir sua própria biblioteca de arquivos no buscador, o NeuralSearchX possui uma interface simples parecida com o Google e retorna resultados assertivos em poucos segundos. O sofisticado motor de busca também pode ser utilizado no e-commerce da empresa para melhorar a experiência do cliente e facilitar a análise interna de resultados, pois a ferramenta também gera insights qualificados e assertivos para as tomadas de decisões. Para saber mais e agendar uma demonstração, basta clicar aqui.
