6 dicas para organizar os documentos da sua empresa
Se você precisasse encontrar uma informação nos arquivos da empresa em que atua, quanto tempo levaria para concluir sua busca? Embora trata-se de uma tarefa relativamente simples na teoria, obter informações nem sempre é tão fácil na prática. O que exemplifica o quanto organizar documentos é um exercício cada vez mais necessário para alavancar a rotina das empresas.
A organização de arquivos torna muito mais fluido o fluxo de busca corporativa, contribuindo diretamente para o incremento da produtividade dos colaboradores. Por outro lado, quanto maior a morosidade para encontrar informações nos documentos da organização, maiores são os riscos de atrasos, falhas, vazamento de informações, inconsistências e ruídos na comunicação se tornarem constantes e prejudicarem a operação da empresa.
Por que organizar documentos é importante?
Além de evitar os problemas citados, colocando em xeque a credibilidade e reputação do negócio, também é possível relacionar a organização de arquivos à educação corporativa.
Isso porque organizar documentos, tornando o acesso a eles mais fácil, estimula os colaboradores a terem preferência por buscar informações de caráter operacional ou educativo na base de dados da organização. Dessa forma, além de níveis elevados de produtividade, a companhia também desenvolve e fortalece uma cultura organizacional pautada no compartilhamento interno de conhecimento.
Para que a prática de organizar documentos atinja esse objetivo, promovendo crescimento interno e externo para a empresa, é essencial que este exercício esteja presente no escopo da equipe responsável pela Gestão do Conhecimento.
Destacamos ainda a importância da organização de documentos através dos benefícios percebidos a seguir:
- Aumento da produtividade;
- Redução de falhas ligadas a atrasos nos prazos de entrega;
- Fortalecimento da cultura organizacional;
- Segurança de dados;
- Otimização de processos;
- Promoção da educação corporativa.
Como organizar documentos em seis etapas
Antes de iniciar a execução das etapas abaixo é preciso definir as necessidades da empresa, recursos disponíveis e os porta-vozes de cada setor que participarão das fases apresentadas. Feito isso, basta iniciar a realização das dicas!
1) Digitalização
A primeira etapa para organizar documentos de forma assertiva e estratégica é digitalizar tudo que estiver registrado em papéis. Além de ser uma forma mais segura de armazenar informações, a digitalização também reduz custos ligados à manutenção de espaço físicos para os arquivos e riscos relativos ao acondicionamento dos dados.
2) Categorização
Após digitalizar os documentos, chegou a hora de analisá-los e categorizá-los. Recomenda-se que o processo de categorização seja dividido inicialmente pelas áreas e/ou setores da companhia. Essa divisão é fundamental para que o desempenho das demais etapas sejam bem-sucedidos.
3) Criação de pastas e sub-pastas
A partir da categorização, é possível avançar para a criação de pastas segmentadas por assunto dentro de cada setor. Nessa etapa, a participação dos porta-vozes é fundamental para garantir que as pastas e sub-pastas criadas apresentem uma nomenclatura correspondente à forma como os colabores buscam pelos documentos nelas armazenados.
4) Definição dos padrões de segurança
Tão importante quanto agrupar os arquivos de acordo com as etapas anteriores, é definir a hierarquia de acesso e os níveis de segurança para os colaboradores que irão acessá-los. Esse exercício é fundamental, pois evita que informações sensíveis sejam compartilhadas ou veiculadas de maneira indevida, ocasionando fraudes.
5) Indexação
A etapa de indexação contempla a aquisição de uma ferramenta que não só armazene os documentos, como também permita que as informações sejam encontradas de forma intuitiva e rápida.
O NeuralSearchX é uma plataforma de busca desenvolvida a partir da Inteligência Artificial (IA). Isso significa que ao utilizar o NeuralSearchX na sua empresa, você poderá contar com uma ferramenta para armazenar toda a base de dados do negócio e ainda, com um robusto motor de buscas capaz de retornar resultados assertivos para pesquisas complexas em apenas alguns segundos. Para saber como o Neural SearchX pode ajudar sua empresa a organizar documentos de forma intuitiva, basta clicar aqui.
6) Padronização
Com todas as etapas anteriores concluídas, nossa última dica para organizar documentos na sua empresa é que os novos arquivos sejam armazenados de forma padronizada para garantir a escalabilidade dessa prática.
