Gestão jurídica: 5 dicas para gerenciar o seu escritório

Se você é advogado e empreende em alguma das esferas judiciárias, certamente percebeu a chegada, não apenas de novas medidas legislativas, como também de recentes nichos de atuação ligados à tecnologia para direito. Além disso, os avanços tecnológicos trouxeram ainda melhorias para as rotinas diárias dos escritórios de advocacia, colocando em evidência a gestão jurídica.

Diferente da inovação no direito, que preconiza o uso de ferramentas e plataformas descobertas recentemente para alavancar os negócios do ramo judiciário, a gestão jurídica está presente no mercado há alguns anos, porém o aumento do número de escritórios adeptos ainda é novidade. 

Parte desse cenário se deve pelo tradicionalismo e resistência ao novo, que durante um tempo considerável foram aspectos quase que inerentes ao setor jurídico, e também pelo fato de que gestores especializados em rotinas e tratativas jurídicas entraram neste mercado recentemente.

Independente dessas ou de quaisquer outras razões, o motivo para que a gestão jurídica esteja se provando cada dia mais necessária para escritórios de variados tamanhos, são os benefícios e impactos positivos que esta estratégia proporciona ao negócio.

Como funciona a gestão jurídica?

Em linhas gerais, a gestão jurídica dedica-se a coordenar, organizar e garantir a eficiência de todos os processos que fazem parte da rotina do escritório. Além disso, a metodologia também olha para o futuro ao priorizar o preparo do negócio para um crescimento sólido, escalável e assertivo.

Dessa forma, esta iniciativa trabalha com uma análise holística que considera os fatores que detalharemos a seguir.

Qualidade

No processo de diagnóstico e análise da gestão jurídica, são considerados os níveis de qualidade do escritório frente a seus principais stakeholders tais como colaboradores, clientes e fornecedores. 

Afinal, é preciso compreender o índice de qualidade interna e externa do negócio para garantir que a tomada de decisão seja correta.

Relacionamento

O relacionamento com os consumidores, fornecedores e funcionários do escritório também são fatores importantes para a gestão jurídica, pois não basta apenas desenvolver uma boa relação com os clientes, deixando de lado o zelo nas trocas com a equipe.

Cada esfera de relacionamento do negócio é extremamente relevante para que seja possível delinear estratégias factíveis e que de fato levarão o escritório à expansão.

Operação

Dentre os fatores analisados pelos gestores jurídicos do negócio, está a operação, que considera a distribuição de demandas e tarefas diárias.

Assim como os demais, este ponto é fundamental para que seja possível definir melhorias que proporcionem benefícios a todos os colaboradores do escritório.

Financeiro

Um dos grandes motivos para a popularização da gestão financeira é que essa metodologia analisa a saúde financeira do negócio, investigando suas entradas e saídas. 

Seja pelo receio de se expor aos riscos da terceirização ou pelo descuido com as finanças, muitos escritórios encontraram na gestão financeira um modelo prático e efetivo para administrar sua receita com mais cuidado e assertividade.

Planejamento

O último pilar sobre o qual a gestão financeira concentra seu exercício de análise é no planejamento e visão de futuro do negócio.

Desde ouvir o corpo diretivo do escritório até apresentar novas tendências, os gestores financeiros consideram os objetivos a médio e longo prazo da companhia no momento de desenvolver novas estratégias para o negócio.

Como é feita a gestão jurídica na prática

Após analisar cada um dos pilares apresentados anteriormente, os responsáveis pela gestão jurídica partem para a execução da proposta que será aprovada pela liderança e implementada no escritório. Essa etapa prática geralmente é feita nos 3 passos que apresentamos abaixo.

• Mapeamento de riscos e oportunidades

A partir das conclusões extraídas da investigação dos eixos de qualidade, relacionamento, operação, financeiro e planejamento, a gestão jurídica desenha uma espécie de matriz com os riscos e oportunidades do escritório.

Esse primeiro passo considera a situação atual do negócio para definir um plano de ação a ser executado.

• Definição de KPIs

A definição dos KPIs ou indicadores-chave de desempenho para cada eixo é o passo seguinte ao mapeamento de riscos e oportunidades.

Além de compatíveis com a realidade de recursos do escritório, os KPIs são de suma importância, pois eles irão cascatear o plano de ação traçado em tarefas diárias e servirão como métrica do desempenho do escritório em relação aos objetivos estabelecidos.

• Determinação de porta-vozes e prazos

O terceiro e último passo prático da gestão jurídica é determinar quem serão os responsáveis pelos KPIs estipulados e quais os prazos de acompanhamento, avaliação e encerramento destes.

Um exemplo disso é que o escritório pode definir KPIs para os próximos seis meses e, dentro deste período, determinar que serão realizadas reuniões quinzenais para acompanhamento de desempenho, uma reunião ao fim do terceiro mês para avaliar quais KPIs precisarão ser alterados, além de um último encontro para apresentar os resultados obtidos e se preparar para os seis meses seguintes.

5 dicas para fazer sua gestão jurídica

1) Faça planejamentos personalizados

Muitas vezes o desejo em ver mudanças de forma rápida, sequestra a paciência para acompanhar cada etapa do processo. Por isso, ao invés de fazer apenas um planejamento que sirva para todos, faça planos personalizados por área. Dessa forma, os resultados, insights e envolvimento da equipe apresentarão níveis muito mais positivos.

2) Invista na educação corporativa

Durante o mapeamento de riscos e oportunidades ou na definição de KPIs, você percebeu que seus colaboradores podem não estar devidamente preparados para este novo momento do escritório? Invista na educação corporativa para que todos possam se desenvolver, conseguindo trazer resultados positivos individual e coletivamente.

3) Automatize processos

Em todas as etapas da gestão jurídica, priorize a automatização de processos. Com a ajuda do NeuralSearchX, uma ferramenta que utiliza a Inteligência Artificial para localizar informações similares, automatizar consultas e dúvidas jurídicas em apenas alguns segundos, a automação será muito mais eficiente e ágil. 

A plataforma também fornece insights extremamente ricos que ajudarão tanto a balizar sua tomada de decisão, como tornar a fase de determinação de KPIs mais rápida e segura. Para agendar uma demonstração e descobrir como o NeuralSearchX pode beneficiar seu escritório, basta clicar aqui.

4) Inclua práticas de Compliance em sua rotina

Entre as dicas para implementar a gestão jurídica no seu escritório, lembre-se de incluir as práticas de conformidade. Desde o Compliance Fiscal para o eixo Financeiro, às etapas de Compliance Trabalhista para o pilar de Operações e até mesmo uma auditoria de Compliance, o investimento em garantir que o negócio opere de acordo com normativas vigentes, como a Lei Anticorrupção, é fundamental.

5) Mantenha-se atualizado e aberto a mudanças

Existe uma frase muito famosa do físico Albert Einstein que diz que “a vida é como andar de bicicleta. Para manter o equilíbrio, você precisa continuar se movendo”.

Embora seja de natureza poética, também é possível aplicar a frase à gestão jurídica. Após implementar essa metodologia em seu escritório, lembre-se de se atualizar com as tendências e novidades do setor, além de estar aberto a mudar e testar diferentes estratégias. Em suma, trata-se de manter-se em movimento para alcançar não apenas o equilíbrio e crescimento financeiro, como também alçar novos níveis de aprendizados e descobertas que conversem o seu negócio.