Produtividade: o que é e como a tecnologia pode te ajudar?

Cada vez mais necessária para medir a eficiência, lucro, agilidade e capacidade de trabalho das empresas, a produtividade se tornou um termo recorrente entre os gestores, além de estar totalmente presente na cultura, no cotidiano e nos valores de diversos negócios.

Desde que a Revolução Industrial teve início no século XVIII, empresas do mundo todo se reinventam e testam novas possibilidades, buscando sempre alcançar maiores níveis de produtividade em sua operação por meio de uma cadeia produtiva com custos reduzidos. Atualmente, companhias de todos os tamanhos e ramos de atuação continuam em busca de encontrar o melhor equilíbrio possível entre produtividade e custos.

Com a expansão do mercado e os avanços da tecnologia, a produtividade deixou de ser uma palavra de ordem somente para as grandes indústrias do segundo setor, passando a fazer parte da rotina de milhares de empresas, independente de seu porte ou setor de atuação.

O que é produtividade

Por definição, a produtividade é a medida que define a eficiência para realizar tarefas e alcançar objetivos. Ela geralmente é mensurada por meio da relação entre a quantidade de itens produzidos, como projetos, tarefas e metas, e os recursos, tais como tempo e equipamentos, empregados para obter esses resultados. A medida vale tanto para a produtividade individual quanto para a coletiva. 

Embora sejam similares, esses tipos de produtividade apresentam algumas diferenças no que diz respeito à influência e ao foco de cada uma delas. Isso porque na produtividade individual o foco é somente a capacidade de cada colaborador em produzir valor para a companhia, o que é influenciado pelas habilidades, motivação e desempenho dos funcionários. 

Quando o assunto é a produtividade coletiva, a atenção é destinada à equipe e em como a influência da dinâmica do time, da liderança e da comunicação impactam nos resultados apresentados pelo coletivo à companhia.

Independente de sua natureza, ambas se tornaram fatores extremamente importantes e determinantes para as empresas que desejam potencializar seus níveis de crescimento, competitividade, receita e atratividade no mercado.

Qual a importância e os benefícios da produtividade

A produtividade é extremamente importante para que as empresas possam manter sua operação, garantindo níveis saudáveis de qualidade e crescimento do negócio, além de projetar a companhia de forma estratégica em seu setor de atuação.

Além disso, é por meio de diversos benefícios que a produtividade não apenas atesta sua importância, como também justifica sua colocação entre as pautas mais urgentes e essenciais para a empresa. Conheça a seguir as principais vantagens experimentadas pelas companhias que alcançam alta capacidade produtiva.

Eficiência

Como mencionamos anteriormente, produzir mais e com custos reduzidos é um dos objetivos principais de milhares de empresas. Para isso, a produtividade, que proporciona agilidade, permitindo que cada vez mais tarefas individuais e coletivas possam ser feitas de forma otimizada, é fundamental.

Qualidade

Entre os benefícios da produtividade, é preciso falar da qualidade. Por meio de metodologias inteligentes e também da automatização de processos, as empresas também conseguem obter resultados consistentes e precisos. Isso vale tanto para os stakeholders quanto para os clientes finais da companhia.

Criatividade

Organizações mais produtivas e que, consequentemente possuem processos de trabalho mais ágeis que seus concorrentes, também costumam ser mais criativas. Isso acontece, pois ao otimizar suas demandas, a empresa cria um ambiente de trabalho mais criativo, permitindo que seus colaboradores possam pensar, testar, e investir em novas ideias.

Competitividade

Quanto mais agilidade, desempenho, inteligência e eficiência para produzir, mais longe uma empresa pode chegar. Por essa razão, companhias altamente produtivas também demonstram índices elevados de competitividade. O que as coloca em contato com melhores oportunidades em seu nicho de atuação.

Satisfação interna e externa

A produtividade também permite que a empresa faça entregas com qualidade e rapidez para seus clientes finais, proporcionando a eles uma experiência melhor com seus produtos ou serviços, além de criar um ambiente de trabalho mais prazeroso para os colaboradores. O que faz com que os níveis de satisfação interna e externa aumentem.

Crescimento

A partir de todos os benefícios anteriores, é seguro afirmar que um bom índice de produtividade faz com que a empresa consiga potencializar seus lucros, alcançando um crescimento saudável, estável e duradouro em relação à seus concorrentes.

7 fatores que reduzem a produtividade

Embora seja extremamente relevante para o negócio e apresente diversos benefícios como vimos acima, muitas empresas enfrentam diversos desafios e por vezes não conseguem desenvolver uma cultura e um ambiente de trabalho orientado à produtividade. Isso acontece por conta da prática de alguns fatores nocivos à produção. Saiba mais sobre eles e, em seguida, descubra como a tecnologia pode ajudar a evitá-los.

• Falta de objetivos

Uma organização que apresenta dificuldades em definir objetivos, metas, responsabilidades individuais e coletivas, bem como não consegue orientar seus colaboradores na priorização  de suas tarefas, contribui para a formação de um ambiente de trabalho pouco produtivo e eficiente.

• Ausência de planejamento 

 O planejamento estratégico é um documento que orienta os passos da empresa, permitindo que ela alcance seus objetivos a curto, médio e longo prazo. A ausência desse planejamento impacta  negativamente na produção do negócio, sendo um dos fatores nocivos à produtividade.

• Sobrecarga

Ser produtivo não é contar com uma lista repleta de afazeres, mas sim ter como objetivo o cumprimento de tarefas estratégicas para a empresa. Muitas companhias não compreendem isso e acabam sobrecarregando seus colaboradores com diversas demandas e prazos curtíssimos para a apresentação de resultados. Esse comportamento também prejudica a produtividade.

• Ausência de flexibilidade

A falta de compreensão por parte da liderança com as demandas pessoais e profissionais dos colaboradores contribui para a ansiedade no trabalho, o que impacta negativa e diretamente na produtividade. Prova disso, é que de acordo com o índice das melhores empresas do mundo para trabalhar, desenvolvido com base na opinião dos colaboradores, a flexibilidade é um dos fatores mais importantes para os funcionários. Coincidentemente, as empresas presentes no ranking possuem alta capacidade produtiva.

• Desorganização

Um ambiente desorganizado, tanto física ou digitalmente, também contribui para a perda de produtividade, pois dificulta o acesso a arquivos e dados importantes para o trabalho individual e coletivo, tornando-se um dos fatores que enfraquecem a capacidade produtiva das empresas.

• Falta de equipamentos adequados

Com o passar do tempo, equipamentos como máquinas, computadores, mesas, cadeiras, dentre muitos outros, se tornam obsoletos e precisam ser substituídos. Entretanto, não são todas as empresas que se preparam para fazer essa troca periódica e acabam utilizando essas ferramentas por mais tempo do que o necessário. O que para muitos é uma espécie de economia, na verdade se reflete em prejuízo, pois o uso de equipamentos obsoletos também reduz a produtividade.

• Falhas na cultura organizacional

Entre os fatores que prejudicam a produtividade nas empresas, é preciso citar a existência de falhas na cultura organizacional da companhia, que resulta na falta de engajamento dos colaboradores. Desde o absenteísmo até a perda de talentos importantes para o negócio, esse fator é extremamente nocivo à saúde da organização.

Como a tecnologia pode melhorar a produtividade da sua empresa?

Se você deseja desfrutar dos benefícios da produtividade, evitando a redução de produção da sua empresa, é preciso saber do papel fundamental que a tecnologia exerce nesse processo. A seguir, apresentamos 6 formas de usar os aparatos tecnológicos para auxiliar sua empresa a obter melhores índices produtivos. Confira!

1) Automatização de tarefas

Softwares para automatizar afazeres diários e repetitivos, como digitalização de documentos, entrada de dados, análise de propostas, dentre outros, são uma excelente opção para liberar os colaboradores da companhia para se dedicarem a tarefas mais estratégicas para o negócio.

2) Ferramentas comunicação e colaboração

Ferramentas de chat corporativo, como Slack e Teams, facilitam a comunicação entre os colaboradores, equipes e liderança, sendo um caminho mais viável que os e-mails, por exemplo. Além disso, as plataformas de videoconferência, desenvolvimento e compartilhamento de arquivos online, também podem ajudar os times a colaborarem de forma mais eficiente, estruturada e produtiva.

3) Gestão de Projetos

Acompanhar o andamento de todas as iniciativas da companhia nem sempre é uma tarefa fácil e rápida. Com a ajuda de plataformas como Miro, Trello e Asana, a Gestão de Projetos se tornará mais produtiva, ágil e otimizada, permitindo aos gestores a fácil localização de progresso, pontos de atenção, resultados, estratégias, dentre outros. 

4) Análise de dados

Para mensurar resultados de forma assertiva, é preciso analisar dados de forma criteriosa. Se feito de forma manual, essa é uma tarefa que pode levar muito tempo, prejudicando tanto a produtividade individual quanto coletiva. Ferramentas como Google Analytics, Power BI, Semrush e muitas outras, são essenciais para reduzir o tempo de análise de dados, além de serem extremamente maleáveis aos objetivos da empresa e apresentarem diversos insights importantes.

5) Gestão de Pessoas

Cuidar, acompanhar e estimular os colaboradores é uma prática muito importante para garantir a produtividade da empresa. Nesse sentido, ferramentas como a Qulture.Rocks e Odoo são ótimas aliadas para que o time de RH possa manter o contato com os funcionários, ouvindo suas dúvidas, auxiliando em suas demandas e estimulando seu engajamento com a organização.

6) Mobilidade

Ao utilizar todas essas ferramentas, além da tecnologia móvel, como notebooks e tablets, a empresa pode, não apenas melhorar seus níveis de produtividade, como também manter seu funcionamento em qualquer lugar do mundo. Dessa forma, também é possível experimentar novos modelos de trabalho, como o home office, o que contribui para a flexibilidade, satisfação dos funcionários e, consequentemente, aumento da capacidade produtiva do negócio.

Como potencializar a produtividade individual e coletiva do seu negócio

Sabendo do papel crucial da tecnologia para a produtividade, descubra agora como combiná-la a outras iniciativas para elevar a capacidade de produção individual e coletiva da sua empresa.

• Entenda sua realidade

Compreender como estão os níveis atuais de produtividade no seu negócio é fundamental para definir os próximos passos, transformando a empresa em um organismo ativo, produtivo e lucrativo.

• Ouça seus colaboradores

Nesse processo, ouvir os funcionários de diferentes setores e equipes, convidando-os a participar da construção de novas iniciativas que contribuam para a produtividade do negócio, é essencial para um crescimento saudável, colaborativo e transparente.

• Invista em tecnologia

O investimento em aparatos tecnológicos para ajudar as equipes a produzirem mais e melhor também é importantíssimo. Desde uma ferramenta de busca em linguagem natural, como NeuralSearchX da NeuralMind, que torna a busca por informações mais assertiva, ágil e intuitiva, até recursos como chatbots, para otimizar as interações com seus consumidores, esses recursos são fundamentais para a produtividade coletiva do negócio.

Saiba mais sobre o NeuralSearchX e descubra como ele pode melhorar a produtividade do seu negócio.

• Estabeleça metas

Como mencionamos, a ausência de metas e objetivos claros são fatores prejudiciais à produtividade coletiva. Por isso, lembre-se de definir metas factíveis e condizentes com o momento em que a sua empresa se encontra.

• Utilize métricas para monitoramento

Ao estabelecer os objetivos da companhia, também é necessário elencar quais serão as métricas utilizadas para o monitoramento de cada um dos resultados chave definidos. Além de mostrar como está a evolução da empresa, esses parâmetros também ajudarão a mensurar o nível de produtividade empregado em cada objetivo.

• Desenvolva uma cultura orientada à produtividade

Para que os colaboradores se sintam motivados a produzir, é preciso que a cultura organizacional os estimule a isso. Dessa forma, invista em desenvolver um ambiente de trabalho positivo, que priorize e incentive o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, reconheça o trabalho dos colaboradores, além de investir na comunicação e capacitação das equipes.

• Adote a Gestão do Conhecimento e de Tempo

Tanto a Gestão de Tempo, que ensina à equipes e colaboradores como utilizar suas horas de trabalho de forma inteligente, quanto a Gestão do Conhecimento, que busca estruturar e fazer uso do saber organizacional de forma estratégica, e ainda o Microlearning: que consiste em promover pequenas sessões de treinamento e aprendizado, são fundamentais para estimular a produtividade, senso de pertencimento e engajamento dos funcionários.